Внедрение стандарта ИСО 9001:2008: что полезно знать тем, кто находится в самом начале пути

Мысль написать эту статью возникала неоднократно на протяжении ведения консалтинговых проектов по внедрению Стандарта ISO 9001:2008 в разных компаниях: и в производственных, и в компаниях, предоставляющих услуги. Основная идея этой статьи – помочь компаниям, поставившим своей целью получение сертификата соответствия ISO 9001:2008, избежать некоторых ошибок в понимании самого процесса разработки, внедрения и сертификации Системы менеджмента качества (СМК).

Во-первых, необходимо изначально определиться с правильным пониманием процессов разработки, внедрения и сертификации СМК.

Разработка СМК подразумевает под собой процесс трансформации требований Стандарта под реалии Вашей компании. Документально это выражается в следующих обязательных документах с точки зрения стандарта:

Политика в области качества
Руководство по качеству (документ, определяющий СМК, содержащий в том числе описание процессов СМК).
Шесть обязательных процедур (Управление документацией, управление записями, управление несоответствующей продукцией (услугой), проведение внутренних аудитов, проведение корректирующих действий, проведение предупреждающих действий)
Ряд обязательных записей, подтверждающих результативность СМК

Внедрение СМК подразумевает под собой обучение персонала компании определенному в вышеперечисленных документах порядку работы, и дальнейшую работу, связанную с постоянным совершенствованием существующих процессов и СМК в целом.

Сертификация СМК – это официальное подтверждение уполномоченной организацией того, что Ваша СМК соответствует требованиям ISO 9001:2008 и имеет потенциал к повышению результативности.

Таким образом, Вы получаете некоторые существенные преимущества с точки зрения построения управления в компании, нацеленного на качество продукта или услуги, и получаете официальное подтверждение того, что система менеджмента качества Вашей компании соответствует требованиям ISO 9001:2008. А так как постоянное совершенствование СМК невозможно без самостоятельной работы персонала компании, в процессе консалтинга мы подразумеваем полную вовлеченность персонала в процесс.

Во-вторых, необходимо четко понимать и разграничивать два абсолютно разных процесса: процесс разработки и внедрения СМК, и процесс сертификации. Эти два процесса должны быть независимыми друг от друга. Поэтому, когда Вы ставите своей целью получение СМК и сертификации СМК, определитесь с тем, кто Вас будет сертифицировать, и кто Вас будет консультировать. Консалтинговые фирмы могут Вам порекомендовать орган по сертификации, также как и орган по сертификации может порекомендовать Вам консалтинговую фирму. В любом случае, решение за Вами. Важно, опять же, понимать – что это две разные услуги и консалтинговая фирма не выдает сертификаты и не проводит сертифицирующие аудиты.

В-третьих, необходимо понять, что разработка, внедрение СМК - процесс длительный, и занимает обычно около года. И есть некоторые компании, которые самостоятельно занимаются внедрением СМК, без консалтинговой фирмы. Но это скорее исключение из правил: требования стандарта написаны очень специфичным языком, необходим хотя бы первичный «перевод» этих требований на понятный язык, применимый к реалиям Вашей компании, и первоначальное обучение ответственного за проект в компании человека вопросам менеджмента качества и разработки СМК. Здесь также может быть очень полезным процесс Предварительной оценки менеджмента качества в компании, который может провести выбранный Вами Орган по сертификации до сертифицирующего аудита. Основная цель этого процесса – выявить слабые места, зоны роста компании с точки зрения требований Стандарта, и дать возможность исправить часть этих несоответствий до сертифицирующего аудита. Консалтинговые компании тоже могут проводить такие предварительные аудиты, но они носят больше диагностический характер с целью за один-два дня составить мнение о компании в целом и задать ориентиры для разработки СМК.

В-четвертых, если Вы решили обратиться к помощи внешних консультантов, определитесь, в каком формате предоставляется услуга. Это может быть формат, когда работу по написанию документации СМК консалтинговая компания берет полностью на себя, в большой степени не вовлекая персонал компании-клиента. Другой формат- это информационно-консультационные услуги, когда внешние консультанты обучают персонал компании-клиента разработке и внедрению СМК. В этом случае консультанты дают рекомендации по подготовленной компанией-клиентом документации, проводят индивидуальные консультации, семинары для всего задействованного персонала, помогают координировать и контролировать разработку и внедрение проекта по СМК, тем самым обучая ответственный за дальнейшую судьбу СМК персонал и подготавливая его к самостоятельной работе по совершенствованию СМК в своей компании. Здесь очень важна роль Представителя руководства по качеству (Уполномоченного по качеству, менеджера по качеству, и т.п.). Стандарт требует, чтобы в компании был назначен человек, который будет отвечать за функционирование и результативность СМК. Поэтому очень важно, чтобы такой человек в компании контролировал разработку системы вместе с консультантом. По сути, именно с этим человеком в большей степени строится работа консультанта, так как в ходе реализации проекта он получает понимание требований стандарта, разрабатывает систему, проясняет непонятные вопросы. Важно, что после сертификации СМК работа не заканчивается: органы по сертификации в соответствии со своими внутренними правилами и процедурами проводят инспекционные аудиты (обычно - один раз в год), чтобы компания могла подтвердить действие сертификата. Один раз в три года проводится ресертификация - то есть полноценный сертифицирующий аудит, и сертификат продлевается. Поэтому руководству компании важно сделать ставку на заинтересованного, самостоятельного и активного человека в компании, который будет координировать эти процессы.

Консалтинговая компания S.M.A.R.T. ставит перед собой цель сделать процесс разработки и внедрения СМК интересным. Мы призываем не относиться к этой задаче формально, а предлагаем Вам увидеть положительные и полезные стороны реализации требований ISO 9001:2008 в Вашей компании. Желаем успеха в решении этой непростой задачи.

Марина Антипова,
Консалтинговая компания S.M.A.R.T.